Nadine Coudyser
Directeur Kortrijk Xpo Organization

In Kortrijk Xpo kunnen bezoekers en exposanten terecht voor een grote variëteit aan vakbeurzen en publieksevenementen. Sinds 2006 werkt Kortrijk Xpo met de producten en software van N200. Nadine Coudyser over het hoe en waarom van beursregistratie.

Wat houdt uw functie als directeur Organizations precies in?
“De afdeling Organizations staat in voor de organisatie van de eigen beurzen, zowel in België als in het buitenland. Dat zijn er 35 in totaal die we organiseren met een team van 25 mensen. Als directeur Organizations zorg ik ervoor dat alle teams optimaal functioneren en dat wij de beurzen zo professioneel mogelijk neerzetten. Bovendien ben ik verantwoordelijk voor de dienstverlening naar de exposanten toe.”

Wat zijn de belangrijkste eigen beurzen?
“Dat zijn er een aantal, zowel vak- als publieksbeurzen. Onze vakbeurzen zijn niet altijd bekend zijn bij het grote publiek. Voorbeelden: voedingsbeurzen als Tavola, Meat & Fresh Expo en Broodway, en de kappersbeurs Hairstyle. Bij onze publieksevenementen richten we ons op heel specifieke doelgroepen. Denk aan Hengelexpo voor vissers, Wij Trouwen voor trouwlustigen en Velofollies voor fietsliefhebbers.”

Waarom is Kortrijk Xpo beursbezoekers gaan registeren?
“Voor het gemak van bezoekers en exposanten. Registratie vooraf scheelt bezoekers wachtrijen aan de balies, want het scannen van een barcode gaat heel snel. En doordat zij een gepersonaliseerde badge dragen, zien exposanten onmiddellijk wie zij voor zich hebben. Met naam en functie.”

Wat is het voordeel voor de eigen organisatie?
“Dat is heel groot. Doordat bezoekers zelf vooraf hun gegevens invullen, is er een kleinere foutenmarge dan voorheen en minder werk achteraf. Daarbij kunnen wij nu communiceren met onze bezoekers voordat een evenement plaatsvindt.”

Welke data registreert Kortrijk Xpo?
“Sowieso naam, adres en functie. Daarnaast houden we een beperkte enquête waarmee we het bezoekersprofiel en de interessegebieden van bezoekers peilen.”

Wat doet u met de geregistreerde data?
“We gebruiken de gegevens voor de volgende beurseditie en we stellen ze beschikbaar voor de exposanten. Door de registratie van interessegebieden kunnen wij onze beursconcepten nog beter afstemmen op de wensen van onze bezoekers.”

Wat is de reactie op de beursregistratie?
“Zowel bezoekers als exposanten vinden het een gebruiksvriendelijk systeem. Wij merken alleen dat slechts de helft van de exposanten gebruik maakt van de mogelijkheid om vooraf de eigen database te consulteren. Wij vinden het onze taak om deze mogelijkheid meer onder de aandacht te brengen.”

Hoe verloopt de beursregistratie tot nu toe?
“Erg soepel. De producten en sofware van N200 zijn gebruiksvriendelijk. Wat er af en toe fout gaat, heeft te maken met de hardware. Denk aan het uitvallen van printers.”

Hoe verloopt de samenwerking met N200?
“Ons contact is erg goed. De medewerkers van N200 zijn altijd bereikbaar, heel flexibel en ze denken met ons mee.”

Hebt u tips of verbeterpunten voor N200?
“Tweemaal per jaar is er een evaluatiegesprek waarin we suggesties doen ter verbetering van het systeem. Zo heeft N200 de mogelijkheid van groeps- en partnerregistratie toegevoegd, omdat wij daar behoefte aan hadden. Als man en vrouw nu samen een beurs bezoeken, hoeven wij geen dubbele gegevens in te voeren.”

Heeft Kortrijk Xpo nog mooie plannen voor de toekomst?
“Zeer zeker! Eind 2008 starten wij met de bouw van een nieuw inkomgebouw met kantoorruimte. Een aantal bestaande toegangscomplexen wordt afgebroken om extra opbouwpoorten en parkeerruimte te creëren. Daarnaast maken wij ruimte voor een grote polyvalente zaal. We gaan een druk jaar tegemoet, maar ik denk dat wij uiteindelijk een van de mooiste beursgebouwen van België hebben.”